Kako da uporediš ponude štamparija a da ne pogrešiš

Kad dobiješ tri ponude sa velikim rasponom, prvi instinkt je da najskuplja krade, a najjeftinija je pravi izbor. U štampi je to skoro uvek pogrešan zaključak.

Cene se retko razlikuju zato što neko naplaćuje više za isto. Razlikuju se zato što tri štamparije nisu ponudile isti posao. Tvoj zadatak nije da nađeš najmanji broj, nego da izjednačiš ono što se poredi.

Prvo izjednači ulaz

Ako si trima štamparijama poslao tri različito formulisana upita, ponude ne možeš da uporediš uopšte. Isti tekst mora da ide svima, i mora da sadrži šest podataka: proizvod, tačan format, tiraž, papir sa gramaturom, štampu (jednostrano ili obostrano, koliko boja) i doradu.

Ako neki od tih podataka ne znaš, napiši to izričito, na primer „papir predložite vi, treba da izdrži prosipanje“. Tada bar znaš zašto ponude nisu iste i možeš da pitaš svakog šta je predložio.

Ono što ne smeš je da ostaviš prazno mesto koje svaka štamparija popuni po svom lageru. Tada porediš tri različita proizvoda.

Šest mesta gde se krije razlika

Kad su ponude na stolu, prođi ovih šest stavki jednu po jednu. Skoro cela razlika u ceni sedi u njima.

• PDV: da li je cena sa PDV-om ili bez. Opšta stopa je 20 odsto, pa razlika između dve ponude od 50.000 i 60.000 dinara može da bude čista iluzija. Knjige i publikacije idu po nižoj stopi, što dodatno zbunjuje pri poređenju.
• Priprema: kod nekih je uračunata, kod drugih je zasebna stavka od 2.000 do 8.000 dinara. Pitaj i šta priprema obuhvata, samo proveru fajla ili i prelom i korekcije.
• Papir i gramatura: 135 g i 170 g na papiru izgledaju kao mala razlika, u ruci su dva različita proizvoda, a u ceni na velikom tiražu i 15 odsto.
• Dorada: plastifikacija, zaobljeni uglovi, bigovanje, savijanje. Najčešći skriveni trošak. Jeftinija ponuda vrlo često jednostavno ne uključuje ono što skuplja uključuje.
• Rok: cena za sedam radnih dana i cena za 48 sati nisu ista usluga. Ako ti je rok fiksan, uporedi samo ponude koje ga poštuju.
• Dostava i broj komada: da li je dostava uračunata i da li je tiraž tačan. Neke štamparije nude 1.000 komada, neke „oko 1.000 sa tolerancijom od 5 odsto“, što realno može da bude 950.

Pitanja koja postavljaš pre izbora

Kratka lista koja se pošalje u jednoj poruci i reši devedeset odsto kasnijih problema:

• Da li je cena sa PDV-om, i da li je priprema uključena.
• Koji tačno papir, ime i gramatura, ne samo „kvalitetan“.
• Da li je dorada u ceni i koja tačno.
• Od kog trenutka teče rok, od uplate ili od odobrene pripreme.
• Da li dobijam proof na odobrenje pre štampe i da li je besplatan.
• Ko snosi trošak ako u štampi izađe boja koja bitno odstupa od proofa.
• Da li je dostava uračunata i do koje adrese.
• Kolika je cena za dupli tiraž, to ti odmah pokaže gde je startni trošak.

Kad je najjeftinije stvarno skupo

Postoje tri obrasca koja se ponavljaju. Prvi: ponuda bez ijednog tehničkog detalja, samo cifra. To je ponuda koja se posle isporuke brani rečenicom da to nije bilo dogovoreno.

Drugi: cena osetno ispod svih ostalih, uz rok koji je takođe najkraći. Jeftinije i brže istovremeno u štampi ne postoji, jer i mašina i papir koštaju isto svima. Nešto je izostavljeno.

Treći: nema pisane specifikacije, sve je dogovoreno telefonom. Bez pisanog opisa nemaš na osnovu čega da uložiš reklamaciju, a reklamacija u štampi je skoro uvek spor oko toga šta je tačno naručeno.

Ovo ne znači da je najskuplja ponuda ispravna. Znači da ponuda bez specifikacije nije ponuda, nego procena.

Poredi po jedinici, ne po ukupnom iznosu

Kad si izjednačio specifikacije, podeli svaku ponudu brojem komada i uporedi cenu po komadu. Tek taj broj je uporediv, naročito kad se tiraži u ponudama ne poklapaju.

Onda dodaj i ono što se ne vidi u ceni: koliko te košta odlazak po robu ako nema dostave, koliko te košta dan kašnjenja ako ti je materijal za sajam, i koliko vredi to što je štamparija u tvom gradu pa u slučaju problema možeš da odeš i pokažeš prstom.

Za redovne poslove vredi i jedan drugi kriterijum: da li štamparija čuva tvoj fajl i alate. Druga porudžbina kod iste štamparije je po pravilu brža i jeftinija, jer se priprema ne plaća ponovo.